Система учета архивных документов курсовая работа

Posted on by Анфиса

Понятие архива электронных документов и проблемы обеспечения их сохранности. Обеспечение нормативных условий хранения архивных документов. Составление в органах управления архивным делом сводных документов централизованного государственного учета и представление их в Росархив. Основные правила работы архива обязывают хранить документы постоянного хранения в картонных коробках, а так же в различных контейнерах. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел.

Понятие, классификация и систематизация архивных документов как ценных, материальных носителей информации. Этапы работы по распределению документов между архивами России. Работы в архивах красиво оформлены согласно требованиям ВУЗов и содержат рисунки, диаграммы, формулы и т. Рекомендуем скачать работу и оценить ее, кликнув по соответствующей звездочке. Главная База знаний "Allbest" Бухгалтерский учет и аудит Учет архивных документов - подобные система учета архивных документов курсовая работа.

Учет архивных документов Основные этапы и принципы учета, его виды централизованный и внутренний. Проверка наличия и состояния документов как основной тип работы в архивах. Автоматизированная система учета уникальных документов Архивного фонда РФ и обеспечения их сохранности. Система мер по обеспечению сохранности архивных документов. Государственный учет документов в система учета архивных документов курсовая работа Республики Беларусь.

Организация хранения документов архивного права России. В XIX веке в архивах не велось централизованного учета документов. В частных руках образовались драгоценные коллекции древних рукописей, составленные из документов, похищенных из архивов правительственных отчет геологической практике заочников одни из таких коллекций уходят за границу, другие гибнут по смерти своих владельцев…; третьи возвращаются в правительственные учреждения, но уже за плату из средств государственного казначейства.

Во избежание хищнического расхищения документальных богатств законодательными и нормативными актами Российской Федерации предусмотрено обязательное ведение учета документов, как в государственных, так и в негосударственных архивах.

Современные правила учета базируется на Регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции России от 8 июля года. Регламент установил требования о порядке и сроках представления учетных сведений в отношении учреждений системы Федеральной архивной службы и организаций, являющихся источниками комплектования государственных и муниципальных архивов, физических и юридических лиц хранящих документы АФ РФ.

Учет документов - это определение их количества и состава в установленных единицах учета и отражении этого количества и состава в учетных документах. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы хранения к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов, контроля наличия и состояния на основе единого методического обеспечения.

Основные правила работы государственных архивов РФ. Цель курсовой работы изучить научные основы и этапы учета архивных документов, и способы учета автоматизированных технологий.

Цель достигается по средство решения следующих задач: изучить основные этапы, принципы и виды учета: охарактеризовать централизованный и внутренний учет; рассмотреть автоматизированные технологии в области учета и обеспечения сохранности документов; изучить автоматизация учета документов в е годы.

  • Понятие архивных фондов и архивных документов.
  • Информация, содержащаяся в материалах, выступает в качестве документальной памяти о свершениях народа и представляет собой историческую ценность.
  • Рассмотрим пример заполнения карточки постеллажного топографического указателя.
  • Документы постоянного хранения, которые должны храниться века, размещаются в лучшем помещении.
  • Электронные документы в архивах.
  • В дело фонда включается историческая справка о фондообразователе; схема систематизации дел фонда; рабочая инструкция по обработке фонда; акты о приеме документов; акты о выделение документов к уничтожению; акты проверки наличия и состояния документов; копии характеристик фонда, составленных для путеводителя; справки об использовании материалов фонда и др.

Объект исследования: учет документов в архивах. Предмет курсового исследования: процесс развития учета документов учет архив документ автоматизированный Глава 1. Основные этапы, принципы и виды учета 1. На основе фиксации в учетных документах принадлежности каждой единицы заказать дипломную работу по химии к определенному комплексу документов учет обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска документов курсовая, контроля наличия т состояния на основе единого методического обеспечения.

Учет складывается из четырех этапов:. Подсчет количества документов в архиве. Регистрация сведений о количестве документов во внутренних учетных документах архива. Она содержит сводные данные из листа фонда. Карточки фонда составляются только в государственных архивах и архивах РАН. В государственном архиве на основе поступивших паспортов архивов организаций составляются сведения о состояние хранения документов в организациях система учета архивных документов курсовая работа источниках комплектования на 1 декабря один раз в 3 года.

Они включают данные о количестве источников комплектования:. Проверка наличия и состояния документов — важнейший этап учета документов. Это самый эффективный, хотя и очень трудоемкий вид деятельности по совершенствованию организации хранения и учета дел. Результаты проверки наличия, обеспечивающие получение достоверных система учета архивных документов курсовая работа об объеме и состоянии дел, позволяют наиболее рационально планировать всю дальнейшую работу по обеспечению сохранности документов.

Рубрикатор Делопроизводство. К номерам описей по личному составу прибавляется индекс "лс", к номерам описей временного свыше десяти лет хранения — индекс "в". Порядковый номер описи структурного подразделения состоит из индекса структурного подразделения с добавлением литер "сп" и указания через дефис двух последних цифр календарного года, в течение которого образовались включенные в опись дела например, 1сп, 2сп Каждый вид описей имеет самостоятельную нумерацию, начинающуюся с первого номера.

Сводной номенклатуре дел, заменяющей опись, присваивается номер, состоящий из литер "нв" с добавлением через дефис двух последних цифр календарного года, на который составлена номенклатура например, нв, нв При выбытии всех дел по какой-либо описи се номер другим описям не присваивается.

Переработанные описи и номенклатуры, из которых выбыли все дела, снимаются работа учета. Лист фонда заводится при первом поступлении фонда и является в однофондовом архиве основным учетным документом, фиксирующим все изменения в составе и объеме фонда в целом. Лист фонда делится на две части: в первой - учитываются неописанные документы если они есть в архивево второй — описанные документы.

Номер фонда переносится из списка фонда если архив хранит несколько фондов или проставляется номер фонда, присвоенный госархивом если документы организации уже поступали на госхранение. Если фонд содержит особо ценные документы, то к его номеру добавляется ОЦ.

В графу "крайние даты каждого названия фонда" указываются начальная и учета даты функционирования организации под каждым названием, даже если документов в фонде за этот период.

В графу "название фонда" в хронологической последовательности перечисляются не система все названия, архивных и подведомственность организации - фондообразователя независимо от наличия документов в фонде за каждый период. Все последующие изменения в названии и подведомственности организации вносятся в лист фонда при дальнейшем поступлении документов в архив.

Изменения в учетные данные листа фонда, связанные с поступлением и выбытием описанных и неописанных документов, вносятся на основании следующих документов:.

Яркий пример преемственности — опись дел. Основные правила устанавливают формы карточек постеллажного и пофондового топографических указателей. Быстро отыскать необходимые документы позволяет система учетно-справочных пособий, которую разработали отечественные архивисты. Применение специальных средств хранения и перемещения документов. Павлюк Л.

Изменения, связанные с техническими ошибками неправильный подсчет дел, неучтенные, пропущенные и литерные номера и др. Каждая запись в листе фонда делается с новой строки и завершается заполнением граф 10 — 16 "наличие остаток ". Это даст возможность сразу определить количество дел в фонде, как общее, так и по учитываемым категориям постоянного хранения, особо ценных дел, по личному составуа также увидеть состояние документов описанные, неописанные, утвержденные ЭПК.

Если на листе фонда не остается места для очередных записей, заводится лист-продолжение. В его правом верхнем углу указывается: "Продолжение. На первом листе делается ссылка "См. Листы-продолжения подкладываются за основным и хранятся в папке с клапанами. На основании сведений листа фонда заполняется карточка фонда, отправляемая ведомственным архивом соответствующему архивному учреждению для государственного учета.

Размещение и учет дел и документов в фондах архива организации

В архиве заполняются лицевая сторона карточки и первая вертикальная колонка сведений обратной стороны, Последующие изменения вносятся в карточку фонда архивным учреждением на основании высылаемых сведений о составе и объеме фонда по установленной форме.

Дата отправления карточки в архивное учреждение записывается в листе фонда. На каждый фонд в архиве заводится дело фонда, в когорте включаются документы по истории организации и ее фонда: историческая справка, акты передачи дел фонда в госархив, о выделении к уничтожению дел, о неисправимом повреждении дел, проведении проверок наличия и состояния дел и др. Документы располагаются в деле фонда в хронологической последовательности их составления.

Система учета архивных документов курсовая работа 4891

Листы дела фонда нумеруются. К делу фонда составляется внутренняя опись и заверительная надпись, которые по мере пополнения дела дополняются. Дело фонда имеет тот же номер, что и фонд. В установленные сроки ведомственный архив высылает в архивное учреждение форму отчета о составе и объеме фондов архива по состоянию на 1 января. Эта форма, кроме сведений о документах, содержит информацию об оснащенности и кадрах архива паспорт архива.

Быстрый рост объема документной информации отражается и на объемах архивов.

8869145

И хотя экспертные комиссии, отбирая на государственное хранение ценные документы, ставят преграду для поступления в АФ РФ массовых документов, в фондах организаций во множестве остаются документы система учета архивных документов курсовая работа, отчетного характера, обобщающие информацию, а следовательно, лишающие ее той конкретности, индивидуальности, первичной достоверности.

Поэтому наиболее ценные документы часто тонут в официальных документах массового характера. Пытаясь сохранить особо ценные документы, содержащие наиболее значительную для государства, науки и общественности информацию, ГАС РФ обратила внимание работников государственных и ведомственных архивов на необходимость выявления таких документов и создания на их базе страхового фонда, обеспечивающего им длительную сохранность.

Была разработана методика выявления, хранения и использования особо ценных документов и изготовления на их базе страховых копий. В документальном фонде организации могут отложиться документы особой ценности, зафиксировавшие важные исторические события, факты о выдающихся лицах, автографы выдающихся деятелей партии, государства, культуры: документы, являющиеся этапными в развитии отрасли, и т.

Прежде чем начать работу по выявлению особо ценных документов, необходимо внимательно ознакомиться с историей организации, определить, в какие периоды се деятельности могли создаваться такие документы. Целесообразно обсудить на ЭК с участием старейших работников план и пути выявления особо ценных документов.

По согласованию с соответствующим госархивом и под его руководством ведомственный архив определяет особо ценные документы. Для выявления дел, содержащих особо ценные документы, берутся в первую очередь описи тех структурных подразделений, которые отражают основную деятельность фондообразователя.

Если дело содержит особо ценные документы ОЦДоно включается в перечень. В перечне указываются: номера фонда, описи, дела, заголовок дела и в той же система учета архивных документов курсовая работа — аннотация на особо ценные документы; гр.

Дипломные работы по ювенальному правуКонтрольные и курсовые работы в брянскеРеферат на тему сестринский процесс при хроническом пиелонефрите
История создания ввс россии рефератРеферат на тему александр грибоедовКонтрольная работа по истории строительство новой европы ответы

После утверждения перечня все особо ценные дела подлежат учету. На обложках дел, включающих такие документы, в правом верхнем углу ставится индекс ОЦ. Главным учетным документом особо ценных дел является опись установленной формы. Опись составляется на каждый фонд отдельно в четырех экземплярах, одобряется ЭК организации и согласовывается с ЭПК архивного учреждения. Опись имеет итоговую запись, которая изменяется по мере пополнения описи до четырехзначного числа. Дела в опись вносятся в порядке номеров описей и дел.

Учет описей ведется в листах фондов, к номеру такой описи добавляется индекс ОЦ. В листе фонда учет особо ценных дел осуществляется по тем описям, которые содержат эти дела.

Для этого в гр. Подсчет количества этих дел ведется обособленно и на общий объем по данной описи указанный в числителе не влияет, так как особо ценные дела уже учтены в общем объеме дел. Особо ценные дела хранятся обособленно, в возможно лучших условиях, в местах, удобных для эвакуации и при чрезвычайных условиях подлежат система учета архивных документов курсовая работа в первую очередь. Одним из важнейших мероприятий по обеспечению безопасности и сохранности особо ценных и уникальных документов АФ РФ является создание страхового фонда их копий.

При сдаче особо ценных дел на государственное хранение вместе с ними передаются три экземпляра описи и страховой фонд.

Учет архивных документов: современное состояние, перспективы развития

система учета архивных документов курсовая работа Придавая важное значение комплексному совершенствованию и развитию работ по созданию страховых фондов документации, осуществляемых в различных ведомствах и сферах деятельности, Правительство Российской Федерации в году приняло постановление о создании единого страхового фонда документации СФД и утвердило Положение об этом фонде.

Совокупность страховых копий составляет страховой фонд. Он создается для сохранения ценной документной информации на случай утраты или повреждения оригиналов документов. Одновременно со страховым фондом создается фонд пользования, задача которого состоит в замене оригиналов копиями при проведении работ по использованию документов.

Страховая копия особо ценного документа на бумажной основе — это негативный микрофильм первого поколения на фотопленке микрофильм страхового фондаа фонд пользования — это позитивный микрофильм в двух экземплярах второго поколения, то есть изготовленный с негативного микрофильма первого поколения, предназначенный для работы по использованию в ведомственном, а затем в государственном архиве.

Если сама организация не может изготовить микрофильмы, ей следует обратиться в архивные или другие учреждения, имеющие специальную аппаратуру. Перед передачей дел на страховое копирование они тщательно изучаются, проверяется их физико-химическое состояние, правильность обработки, особенности оформления. Передача на копирование оформляется заказом с указанием в нем номеров и названий фондов, номеров описей и дел, количества листов и страниц в каждом деле.

При получении заказа все дела сверяются с описями и проверяются полистно. В заверительной надписи каждого дела ставится отметка о его микрофильмировании Учет страховых копий ведется в архиве по книге учета поступлений и выбытия страхового фонда и фонда пользования и по описям страхового фонда.

Система учета архивных документов курсовая работа единицу учета страхового фонда копий особо ценных дел принимается физически обособленный рулон вне зависимости от количества занятых на нем фондов, дел, документов.

Система учета архивных документов курсовая работа 2570883

Опись страхового фонда составляется в четырех экземплярах, три из них передаются вместе с копиями страхового фонда и фондом пользования на государственное хранение. Опись может составляться на микрофильмы одного или нескольких фондов.

Описи нумеруются в валовом порядке. Перенумерация страховых копий запрещается. Данные учета вносятся в опись из книги поступления и выбытия.

Учет в государственных архивах ведется централизованно и в каждом архивохранилище. Каждой описи присваивается валовой номер по листу фонда.

Размещение фондов в хранилищах архивов — это одна из работ в комплексе обеспечения сохранности документов. Продуманное размещение документов позволяет рационально использовать площадь стеллажных система учета архивных документов курсовая работа сократить трудовые затраты на поиск дел, обеспечить лучшие условия хранения наиболее ценной документации, создать для особо ценных и ценных дел лучшие условия в случае необходимой эвакуации при возникновении чрезвычайных обстоятельств.

Документы общего и обособленного хранения всегда размещаются в разных хранилищах. Раздельного хранения требуют также документы на бумажной и пленочной основе.

Государственный учет документов - это система учета, основанная на сосредоточении в органах управления архивным делом сведений о количестве архивных документов. В данной курсовой работе рассматривается учёт архивных документов в архивах Российской Федерации.

Таким образом целью данной курсовой работы является изучение системы учёта документов Архивного фонда Российской Федерации. Рассмотреть проведение учёта документов в государственном архиве.

Система учета архивных документов курсовая работа 7551

Рассмотреть перспективы развития учёта документов. Курсовая работа состоит из введения, 2 глав, заключения и списком литературы. В первой главе рассматривается методика учёта архивных документов. Их теоретические принципы и система учёта.

Во второй главе описывается пример учёта документов в Российском Государственном Архиве научно-технической документации, а также перспектива развития системы учёта документов.

Глава 1. Методика учёта архивных документов учет система учета архивных документов курсовая работа архив государственный 1. Это комплекс работ, который в принципе почти одинаков для государственных и ведомственных архивов. Архивы для историка являются прежде всего хранилищами документов источников информации о прошлом человеческого общества. Быстро отыскать необходимые документы позволяет система учетно-справочных пособий, которую разработали отечественные архивисты.

В ней получили отражение все этапы архивной истории поступивших на хранение материалов. Историк по этим пособиям может определить: когда, откуда, в каком объеме и в каком состоянии упорядоченном или неупорядоченном материалы были приняты архивом; какие изменения были произведены в их составе архивистами; где те или иные материалы хранятся в настоящее время. Государственному учёту подлежат все документы Архивного Фонда Российской Федерации независимо от места хранения, формы собственности, содержания, подлинности, способов воспроизведения.

Учёт архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учёт документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводить планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

3 comments